Igi aferojn finitaj

Igi aferojn finitaj (angla: Getting Things Done, ofte mallongigita kiel GTD, ĉi tie IAF) estas metodo kreita de David Allen, kaj priskribita en libro de la sama nomo. Ambaŭ "Getting Things Done" kaj "GTD" estas USPTO registritaj varmarkoj de la David Allen Firmao (nombroj 2431583 kaj 3591195). Simile legu la librojn de Steven Covey ĉe memhelpo.

IAF estas bazita per la principo ke oni bezonas movi taskojn for de la menso por registrigi ilin ekstere. Tiamaniere, la menso estas liberigita de la laboro memori ĉion kio devas esti farigota, kaj povas koncentri sur efektive plenumi tiujn taskojn.

IAF-metodaro

IAF estas difinita de Allen sur lia retejo. En tradicia administrado de tempo, prioritatoj kutime ludas centran rolon. En kontrasto, li uzas du kernajn elementojn — regado kaj perspektivo. Ĝi rekomendas tri gravajn modelojn por akiranta regado kaj perspektivon:

1. Laborflua procezo
2. Kadro kun 6 niveloj de fokuso
3. Natura planada metodo

La unua grava modelo estas la laborflua procezo, kiu estas uzita por akiri regadon super ĉiuj la taskoj kaj sindevontigoj kiujn oni bezonas aŭ deziras igi kompletaj. La laborflua procezo konsistas de kvin klaraj fazoj enlistigitan malsupre (kun ĉiu priskribita en pli grandaj detaloj en la sekcio Principoj):

1. Kolektu
2. Procezu
3. Organizu
4. Reviziu
5. Faru

Allen uzas altitudan analogion por ilustri lian duan gravan modelon, 6 malsamaj niveloj de fokuso, kaj doni perspektivon sur taskoj kaj sindevontigoj. Ĉi tiuj 6 niveloj de fokuso, de la malsupro supre, estas:

1. Aktualaj agoj
2. Aktualaj projektoj
3. Areoj de respondeco
4. Ĉiujaraj celoj
5. 5jara vizio
6. Tutvivaj celoj

Dum oni supreniras en altitudo, oni estas kapabla konsideri la "pli grandan bildon". Konsiderante projektojn, agojn, nekompletajn aferojn aŭ sindevontigojn ("malfermaj maŝoj" en IAFa teminaro), kaj aliajn "enigaĵojn" de vario de "altoj" oni havas varian perspektivon.

La verkisto rekomendas ĉiusemajnan revizion fokusitan sur malsamaj niveloj. La perspektivo akirita de ĉi tiuj revizioj devus peli proprajn prioritatojn, kiuj turne determinas la prioritaton de la individuaj taskoj kaj sindevontigoj kolektitaj dum la laborflua procezo. Dum ĉiusemajna revizio, la uzanto determinas la kuntekston por la taskoj kaj metas ilin sur la taŭgaj listoj. Ekzemploj de grupiganta kune similaj taskoj inkluzivas fari liston de farigontaj telefonaj interparoloj, aŭ komisiojn fari ĉe urbocentro. Oni povas difini kuntekstajn listojn kiel la ilaroj haveblaj aŭ de la ĉeesto de individuoj aŭ grupoj kun kiu oni havas erojn diskutendajn aŭ prezentendajn.

La unuaj du modeloj sufiĉas plejparte de la tempo akiri regadon kaj perspektivon sur la plimulto de taskoj kaj projektoj. Tamen, estas kelkaj kazoj en kiuj necesas pli detalan planadon kaj pensadon. Ĉi tiuj kondukas al la tria grava modelo, kiu estas la natura planada metodo. Dum la laborfluo modelo havas "horizontalan" fokuson sur fari individuajn taskojn, la natura planada metodo havas "vertikalan" fokuson sur plani projektojn kaj pensi tra temoj. La planada modelo konsistas de 5 stadiojn:

1. Difini la celon kaj principoj
2. Antaŭvidi la rezulton
3. Cerbsturmi (angla 'brainstorm': fari multajn ideojn sen diskriminacii)
4. Organizi
5. Identigi sekvantajn agojn

IAF estas bazita sur fari facile stoki, spuri kaj repreni ĉiujn informojn rilatitaj al la farontaj aferoj. Allen proponas ke multaj de la mensaj blokoj, kiujn oni renkontas, estas kaŭzitaj de nesufiĉa 'antaŭa-flanka' planado (t.e., pro iu projekto ni devas klarigi kio estas la atingonta kaj kiujn specifajn agojn ĝi bezonos). La plej praktika, laŭ Allen, estas antaŭe fari ĉi tiujn pensojn, kaj produkti serion de agoj kiujn oni poste povas entrepreni sen iu ajn pli planado.

Sed onia mensa "rememorigil-sistemo" estas nekompetenta kaj neofte rememorigas onin pri kio ni devas fari ĉe la tempo kaj loko kie kaj kiam oni povas fari ĝin. Sekve, la "sekvantaj agoj" entenitaj de kunteksto en la "fidinda sistemo" agas kiel ekstera subteno kiu certigas ke oni estas prezentita kun la ĝustaj rememorigiloj ĉe la ĝusta tempo. Pro tio ke IAF fidas sur eksteraj memoroj, oni povas vidi ĝin kiel apliko de la sciencaj teorioj de distribuita sciiĝo aŭ la plilongigita menso.

Kapsula priskribo de IAF de libro de Allen Preta por io ajn:

	„ Forigu ĉion ekstere de via kapo. Faru decidojn pri agoj necesajn por aĵoj kiam ili aperas — ne kiam ili eksplodas. Organizu rememorigilojn de viaj projektoj kaj la sekvantaj agoj sur ili en taŭgaj kategorioj. Tenu vian sistemon aktuala, kompleta, kaj reviziita sufiĉe por fidi je viaj intuiciaj elektoj pri kio vi faras (kaj ne faras) ĉe ajna tempo ”

Principoj

La kernaj principoj de IAF estas:

Kolektu

La ideo de senprema produktiveco komencas kun malŝarĝo de onia kapo, kaptanta ĉion kio estas necesa spuri, memori, aŭ preni agadon sur, en kio Allen vokas sitelon: fizika ricevujo, retpoŝto ricevujo, magnetofono, notlibro, poŝkomputilo, tabulo, ktp. La ideo estas elmeti ĉion de onia kapo kaj en kolektigan aparaton, preta por pretigo. Ĉiuj siteloj devus esti malplenigita (pretigita) almenaŭ unufoje por semajno.

Allen ne rekomendas ajnan preferan kolektometodon, lasante la elekton al la individuo. Li nur insistas al la graveco de malplenigi la "sitelon" regule. Ajna tenada spaco (fizika ricevujo, retpoŝto ricevujo, magnetofono, notlibro, poŝkomputilo, ktp.) kiu estas pretigita regule de la individuo estas akceptebla.

Procezu

Kiam oni pretigas sitelon, strikta laborfluo estas sekvita:

• Komencu ĉe la supro.
• Traktu nur unu eron samtempe.
• Neniam metu ion ajn reen en sitelon/ricevujon.
• Se ero postulas agon:
  • Faru ĝin tuj (se ĝi daŭros malpli ol du minutoj), Aŭ
  • Delegu ĝin, Aŭ
  • Prokrastu ĝin.
• Se ero ne postulas agon:
  • Registru ĝin por referenco, Aŭ
  • Forĵetu ĝin, Aŭ
  • Kaŝu ĝin por ebla ago poste.

Se ĝi daŭras malpli de du minutoj fari ion, oni devus fari ĝin tuj. La du-minuta regulo estas gvidlinio, ampleksanta proksimume la tempon ĝi daŭrus al formale prokrasti la agon.

Organizu

Allen priskribas sugestitan aron de listoj kiuj povas esti uzataj por spursekvi aferojn atendantajn atenton:

• Sekvantaj agoj - Por ĉiu ero postulanta atenton, decidu kio estas la sekvanta ago kiu povas esti fizike farita sur tiu ero. Ekzemple, se la ero estas, "Skribi projektan raporton", la sekvanta ago povus esti, "Retpoŝtu Frederiko por renkonti minutojn", aŭ, "Voku Maria demandi pri informaj postuloj". Kvankam tie povas esti multaj paŝoj kaj agoj postulitaj kompletigi la eron, tie ĉiam estos io kio devus esti farita unue, kaj ĉi tiu paŝo devus esti registrita en la sekvantaj agolistoj. Prefere, oni organizas ĉi tiujn paŝojn de la kunteksto en kiu ili povas esti faritaj, kiel "oficeje", "telefone", aŭ "vendeje".
• Projektoj - Ĉiu malferma maŝo en onia vivo aŭ laboro kiu postulas pli da unu fizikan agon atingendan fariĝas projekton. Ĉi tiuj projektoj estas spuritaj kaj periode reviziitaj fari certe ke ĉiu projekto havas sekvantan agon asociita kun ĝi, kaj tiel povas progresi.
• Atendanta - Kiam ago estis delegita al iu alia, aŭ kiam unu estas atendanta por ia ekstera evento antaŭ projekto povas progresi, tio ĉi estas spurita en la sistemo kaj periode kontrolita taksi se ago estas ŝuldata, aŭ rememorigilaj bezonos esti sendita.
• Iama/Eble - Aferoj farigonta ĉe kelka tempo, sed ne ĝuste nun. Edzemple: "lerni hispana", aŭ, "preni plonĝanta ferio".

Kalendaro estas grava por spursekvi aranĝojn kaj sindevontigoj; tamen, Allen specife rekomendas ke la kalendaro esti rezervita por la malfacila pejzaĝo: aferoj kiu absolute devas farita de aparta limdato, aŭ renkontiĝoj kaj aranĝojn kiu estas riparita en tempo kaj loko. Farigontaj aferoj devus esti rezervita por la sekvanta ago listoj.

Fina kerna organizada ero de IAF estas la fajla sistemo. Fajla sistemo devas esti facile, simpla kaj amuzo. Eĉ ununura peco de papero, se devita por referenco, devus akiri ĝia propra dosiero se ĝi ne apartenas en ekzistanta paperingo. Allen sugestas ununuran, alfabetan organizan fajlan sistemon, por fari ĝi kiel rapida kaj facile kiel ebla enteni kaj repreni la devita informo.

Revizu

La listoj de agoj kaj rememorigiloj estos de malgranda uzo se oni ne revizitas ĝin regule (kutime ĉiusemajna). Dependante pri la tempo, energio, kaj provizoj havebla ĉe aparta momento, oni devas decidi la plej grava tasko farigonta tuje, kaj faras ĝin. Se oni estas prokrastema, oni povus ĉiam fini facilajn taskojn kaj eviti la malfacilajn. Solvi tio ĉi, oni povus decidi fari la agojn sur la listo unu de unu, en ordo, tiel pretiganti enirkeston.

La disciplino de IAF postulas ke ĉiuj elstaraj agoj, projektoj kaj 'atendantaj' eroj estas reviziita almenaŭ unufoje por semajno, fari certe ke ajnaj novajn taskojn aŭ okazontajn eventoj estas enirita en onia sistemo, kaj ke ĉio estas ĝisdata. Allen sugestas krei "tiklila dosiero" kiu havas elstarajn taskojn kaj projektojn por tage refreŝigi onian memoran.

Faru

Ajna organiza sistemo estas ne bona se troan tempon estas elspezita organizi taskojn anstataŭ vere fari ilin. La argumento de Allen estas ke se oni povas fari ĝin simple, facile, kaj amuze preni la necesajn agojn, oni estos malpli prokrastema aŭ fariĝi superfortita per tro da 'malfermaj maŝoj'.

Iloj kaj teknikoj

Tikla Dosiero

Tranĉaĵo de '43 Tekoj'

Unu aparato ke la aŭtoro sugestas estas la norma tikla dosiero por organizi dokumentaro (ankaŭ sciita kiel la '43 dosierujoj'). Dek du dosierujoj estas uzita reprezenti ĉiu monato kaj suplementa 31 dosierujoj estas uzita reprezenti ĉiu tago. La dosierujoj estas aranĝita helpi rememorigi la uzanto de aktivecoj estos faronta ke tago.

Programaroj por IAF

Dum IAF povas esti administrita kun simpla papero iloj, komputila softvaro estis specife sugestita kiel helpema kaj grava por efektiviganta IAF, inkluzivanta diĝita skizanta, cerbsturmi, kaj projekto plananta aplikaĵojn. Tamen, en 2001, Allen priploris la ĝeneralan mankon de "bona 'projekto administrado' iloj", konkludanta ke malpli strukturita kaj pli praktikaj aplikaĵoj aperos en la venanta jaroj, bazita sur la manieroj en kiu ni nature pensas kaj planas.

Ek de tiu tiamo, granda kvanto de IAF-subtenanta softvaro aperis; en januaro 2010, pli da ol 100 aplikoj provizis la kernajn ĉefaĵojn por efektiviganta ĉi tiu metodo Ĉi tiu ila gamo de simpla listo manaĝeroj al kunlaborantaj retaj servoj, ambaŭ libera kaj komerca, pro tio ke ĉiuj popularaj platformoj kaj aparataĵoj.

Aliaj iloj

Kelkaj adeptoj de IAF rekomendas 'reveni-al-bazoj' metodon de persona administrado, kaj malakceptas tro-realigitajn, alta-teknikajn solvojn en favoro de simpla, malpli-altekostaj iloj kiel antaŭpresaĝaj kartoj, indeksaj kartoj, poŝkomputilo, aŭ eĉ la Moleskine papera kuseneto. David Allen li mem diras lin fidas sur "vanila" Palma poŝkomputilo kaj rekordaj "eventoj de la tago" sur papero esti pretigita poste.

Bibliografio

• Allen, David. (2001) Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (angle). enguin Books. ISBN 0-14-200028-0.
• Allen, David. (2003) Ready for Anything (angle). Viking. ISBN 0-670-03250-6.
• Allen, David. (2008) Making It All Work (angle). Piatkus Books. ISBN 978-0-7499-4103-1.

Eksteraj ligiloj

• David Allen & Co. oficiala retejo